日照交通发展投资运营有限公司

文书档案管理办法（试行）

第一章 总则

第一条 为使公司文书档案管理规范化制度化、科学化，充分发挥文书档案的利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局令第10号和国家档案局企业档案工作规范（DA/T42—2009）等相关规定，制定本办法。

第二条 本办法所称的文书档案是指公司在经营管理活动中形成的具有查考利用价值的文件材料。

第三条 文书档案是公司档案的重要组成部分，应坚持集中管理、集中保管、方便利用、统一销毁的原则，确保档案完整、准确、安全。

第二章  组织职责

第四条 公司综合部是公司文书档案的主管部门，负责指导各公司开展文书档案管理工作，同时负责公司文书档案的具体管理，是公司文书档案的集中管理部门。各公司综合管理部门是该单位文书档案的集中管理部门，负责指导本公司内部各级部门开展文书档案管理工作，同时负责本公司文书档案的具体管理。

第五条 各子公司、工程分公司、公司各部室作为文书档案的生成部门，应指定专人负责文书档案管理工作，并接受档案主管部门和归口管理部门的指导和培训。

第六条 按照集中统一管理档案的原则，公司文书档案由公司综合部指定专人进行集中统一管理，各公司文书档案由该公司综合管理部门集中统一管理确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。

第三章  范围与期限

第七条 文书档案的归档范围：

（一）公司制发的公文（含发文稿签）；

（二）公司收文及系统外收文；

（三）其它重要文件材料，包括重要会议材料、重大合同和协议等。

第八条 公司文书档案归档范围：

（一）反映公司主要职责活动和基本历史面貌的文件材料；

（二）公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件；下级单位报送的重要文件材料；

（三）公司投资入股的，反映其基本面貌和经营状况的重要文件材料；

（四）其它对公司工作具有查考价值的文件材料。

第九条 凡属公司归档范围的文件材料，必须按有关规定移交综合部，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第十条 因工作需要成立的领导小组所形成的文件材料，由领导小组下设的领导小组综合部整理后移交综合部归档。

第十一条 文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期分为30年和10年两档。

（一）反映公司重要业务经营与管理活动和基本历史面貌、具有长远利用价值的文件材料，应永久保管。主要包括：

1.公司制定的法规政策性文件材料；

2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料；

4.公司关于重要问题的请示与上级单位的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

5.公司机构演变、人事任免等文件材料；

6.公司房屋买卖、重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

7.上级单位制发的属于公司主管业务的重要文件材料；

8.同级、下级关于重要业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。

（二）反映公司一般业务经营与管理活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，应定期保管。主要包括：

1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；

2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性业务文件材料；

    3.公司人事管理工作中形成的一般性文件材料；

4.公司一般性事务管理文件材料；

5.公司关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

6.上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；

7.上级和同级单位制发的非公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；

8.同级、下级单位关于一般性业务问题的来函请示与本行的复函、批复等文件材料；

9.下级行报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题等文件材料。

（三）文书档案保管期限应按照《日照交通发展投资运营有限公司文件材料归档范围和保管期限规定》划分具体的保管年限。凡未列入该表又确需列入档案保管的材料，由该单位档案归口管理部门根据具体情况确定保管期限。

第十二条 保管期限从文书档案归档年度次年的1月1日开始计算。

第十三条 文书档案的保管期限由各单位档案归口部门确定。难以判定保管期限的，按照宜长不宜短的原则确定。

第四章  立卷归档

第十四条 立卷归档是指对归档范围内的文件材料进行收集、整理、鉴定、归档的过程。其基本原则：

（一）公司发文、收文均需归档。

（二）收文（公司外来文）及其它材料一律由该档案归口管理部门归档。

（三）按年归档，区别对待。即一般应按文件材料生成的年度归档。跨年度的文件材料应视不同情况分别处理：跨年度的总结放在总结期的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；跨年度的案件材料放在结案年归档；文号年度与文件年度不一致的，放在文号年度归档。

（四）交叉材料，文书优先。即文件材料与其它门类档案有交叉的，应本着文书档案优先的原则，将文件原件归入文书档案。

第十五条 归档要求

（一）实物归档

1.公司发文一律输出纸质形式，实行实物归档。

2.需保存30年以上的系统外收文，以及以实物形式运转的密级文件等，应归档原文件。

3.电子签报需要保存30年以上的应输出纸质形式归档。

（二）电子归档

1.在OA系统上运转的公司收发文、签报应同时作电子归档。

2.系统外来文以电子形式在OA系统上运转的，除原文件按规定归档外，应同时作电子归档。

第五章  归档文件的整理

第十六条 归档文件的整理是将所有应归档文件材料以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

第十七条 实物文件归档整理

（一）基本职责

1.公司发文由归口管理部门打印装订，在文件上加盖公章后，和发文稿签一并整理归档；签报由归口管理部门打印、整理、归档。

2.系统外收文，采取实物文件流转的，由归口管理部门收集归档；采取电子形式流转的需保管30年以上的，由归口管理部门打印文件处理单与原实物文件或打印出的文件一并归档。

3.其它文件如有归档必要，由文件的主办部门交归口管理部门整理归档。

（二）具体操作

需归档的文件材料一般应提供原件。文件材料以“件”为单位归档。

1.审核质量。对文件的完整性进行查点，对破损张页进行修裱；对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；对过大的张页进行折叠。

质量要求：文件齐全完整无破损，字迹图表清晰；书写符合档案要求。对已破损的文件应予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行；整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

2.整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3.整理排序。每件按照发文稿签—正本—附件—底稿—附属材料顺序排列。文件正本与定稿为一件，定稿过厚不宜与正本装订在一起的也可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）的，可将正本与历次稿本各为一件；正文与发文处理单、文件处理单、签批单等应作为一件；计算机及其网络环境中形成的文件、无底稿的，若打印出的底稿上无重要字迹、领导批示的，底稿不存档的，应将发文处理单与正文一起作为一件；正文与附件应为一件，如附件数量较多或者太厚不宜与正文一起装订的也可各为一件；原件与复制件应为一件；转发文与被转发文应为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。同一问题的来文与复函（包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）应集中为一件，也可以先后排列在一起分别作为一件；会议记录应为每次会议作为一件。

第十八条 电子文件归档整理。收发文由归口管理部门通过OA系统自动归档。

第十九条 装订

（一）归档文件应按件装订，装订材料应符合档案保护要求。

（二）装订时正本在前，定稿在后（如有办文说明，说明应附在正本之后，定稿之前）；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。

（三）方式与用材的选择：归档文件可根据件内文件的厚薄采用适宜的的方式进行装订，件内文件较厚的，可打孔装订；件内文件较薄的，可用不锈钢钉装订，装订时采用左、下侧对齐，并以文件的左侧为装订边，已成册不易拆钉的可维持原样。

第二十条 分类

归档文件的分类均按年度——机构——保管期限的方法进行分类。

（一）按年度分类

将文件材料按其形成年度分类。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度处理案件形成的文件归入结案年；跨年度办理的文件归入办结年。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

（二）按机构分类

将文件按其形成或承办机构分类，由某些机构承办的归档文件，归入该机构类，某项工作或会议由几个机构承办时，其产生的材料可选择一个主要的承办机构进行归档。公司文书档案机构类别为党务类、政务类、业务类、上级文四个类别，档案较多的也可按照详细机构进行细化分类。

（三）按保管期限分类

将文件按机构分类后，再按划定的保管期限分类，同一事由形成的文件（成套会议材料、大型活动材料等）可按主要文件价值划定期限。

第二十一条  排列和编号                                  

（一）排列

归档文件应在分类的基础上进行排列。按年度、机构、期限分别排列。由于特殊原因未及时归档的零散件，可将其排在同一年度、同一机构、同一期限的最后，并在备考表中加以说明。这种情况在实际工作中应尽量避免。

（二）编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在每份归档文件首页上端空白处需加盖归档章，并填写相关内容，归档章应在文件归档时，由归入人员集中统一加盖并填写。归档章采用红色印泥，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。归档章上所列项目除馆编件号外均应填写齐全。内容包括：年度、机构、期限、件号。

（三）分类编号方法

归档文件按保管期限分为永久类、30年类、10年类；按每类文件形成的时间顺序排序，分别编制档号。档号由“全宗号-目录号-案卷号”组成。

全宗号：上级行档案部门赋予的机构编号（可省略）。

目录号：由“档案类别码+年度+档案标识码”组成。文书档案类别码为A；档案标识码：“1”为永久类，“2”为30年类，“3”为10年类。每一类档案每年形成一个目录号。

例：“A20161”表示文书档案2016年永久类档案目录。

3.案卷号：同一目录下归档文件的排列顺序号。

（1）全宗号：档案部门给立档单位编制的代号。

（2）年度：文件形成年度以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2016。

（3）机构：作为分类方案类目的机构名称或规范化简称。

（4）保管期限：标时归档文件保管期限的简称“永久、30年、10年”，或用代码（例1、2、3“）标示。”

（5）件号：文件排列顺序号。

（6）张号。按顺序在右上角编注张号，有连续页码的，可以借用，从中断处连续编制，并将张数录入档案管理信息系统。

（四）确定保管期限

对照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定保管期限。

（五）移交

按档案管理部门规定的要求移交。移交时应填写档案移交单（附件2）一式两份，经双方签字后，各执一份。全部文件材料应于次年6月30日前移交完毕。

第二十二条 编目

（一）编制目录。依据档案分类方案和编件号顺序编制归档文件目录，所有归档案文件应逐件编目，归档文件目录要素包括：件号、责任者、文号、标题、日期、页数、备注。按目录号编制打印归档文件目录（附件3）和封面（附件4），并撰写归档说明，内容包括：内设机构及行领导变动情况；文书归档情况，文书归档情况，包括分类方法、档案数量、文件材料完整程度、存在的缺陷和问题等。

1.件号：本单位档案室编件号。

2.责任者：形成归档单位、部门或个人，即文件的发文单位或署名者。填写时，使用全称或通用简称。

3.文号：归档文件的发文字号。

4.标题：归档文件标题。文件只有一个题名（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有标题或标题不规范的，自拟标题，外加“[]”号。文件内涉及本单位人员但题名中未能反映的，应将针对的本单位人员姓名加“（）”列于标题后面；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件题名可一并抄录，外加“（）”标注。会议记录应抄录会议议题。介绍信存根每涉及一人就将人员如实抄录作为一个标题。来文与复文一件的，应在题名栏标注“含来文”。

5.日期：以8位阿拉柏数字标注的归档文件日期。年月日，如20160101。

6.页数：每件归档文件的总页数（几份材料作为一件时，为每份材料页数的总计数）。文件中有图文的页面为一页。

7.备注：填写归档文件需说明的情况。

（二）归档文件目录应专夹保存并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构等项目。其中全宗名称为“日照交通发展公司有限公司”。归档文件目录可每年度分保管期限按机构序列保存，并按顺序编上页码，在内页前加目录索引以方便检索。

第二十三条 装盒与排架

（一）装盒。将归档文件按档号顺序排列装盒。

1.归档文件严格按照件号的先后顺序装入档案盒，按照分类方法将不同类别的归档文件装入不同的档案盒内。

2.不同年度的文件不应装入一盒。不同保管期限的文件不应装入一盒内。

3.盒脊上应填写文件形成年度、机构、保管期限、起止件号。其中：年度用阿拉伯数字；保管期限用永久、30年、10年；起止件号为“×-×××”。

4.填写备考表

备考表放在盒内文件之后，要素包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。

（2）整理人：负责整理本盒归档文件的责任部门有关人员姓名。

（3）检查人；负责检查本盒归档文件整理质量的责任部门负责人或档案管理人员姓名。

（4）日期：归档文件整理完毕的日期，可以是该盒文件整理完毕的日期。

（二）排架。不同保管保管期限的档案分别排架。按“年度——机构——保管期限”分类的，同一年度形成的同一机构的档案，按保管期限依次上架。盒号按顺序排列，根据从上到下、从左到右的原则上架。

第六章  利用和销毁

第二十四条 文书档案的调阅

（一）凡调阅文书档案，必须办理查阅手续。

（二）凡调阅公司文书档案，需在OA填写档案查阅登记利用流程，经领导审核后到公司综合部档案管理员处调阅。凡借阅公司密级文书档案，需同时填写密级文件借阅审批表，经所在单位负责人、综合部主任和分管领导签字后方可调阅。档案原件一般不得外借。

第二十五条 当年收发的电子文件，属于发送范围内的人员可直接在OA系统中查阅。往年的电子文件或不属于发送范围的人员需调阅，应至本单位档案归口管理部门履行借阅手续后方可调阅。应遵守以下规定：

（一）未经允许，任何人不得私自下载、收藏电子文件。

（二）未经允许，任何人不得将电子文件提供给非本行员工或上传互联网。

（三）未经允许，任何人不得将电子文件用于非公务事项。

（四）任何人不得篡改电子文件。

第二十六条 对保管期满的档案，应按照有关规定进行鉴定销毁。对转存过的电子备份的原光盘超过3年的，应按程序进行销毁。

第七章  附则

第二十七条 档案移交单及归档文件目录、档案鉴定意见、销毁清册及相关材料归入本行全宗卷保管。

第二十八条 对违反本办法，造成档案失密、损毁、遗失等情况的，按照相关处理办法给予处理。

第二十九条 本办法由公司综合部负责制定、解释和修订。

第三十条 本办法自印发之日起施行。

附件： 1.档案查阅利用登记表

       2.档案交接文据

          3.归档文件目录                                                                 

       4.归档文件目录封面格式

附件1

档案查阅利用登记表

编号：

查阅机关		查档人姓名
联系电话		介绍信编号
利用目的和查阅内容
调卷情况	档号	档号	档号
部室负责人 审签		综合部主任 审核意见
分管领导审核意见		主要领导审核意见
是否归还		归还时间

年  月  日                                          经办人：

附件2

档案交接文据

全宗号：

移出单位 名称					接收单位 名称
交接性质			档案所属年度		年月至年月
档案类别			数量（卷/件、米）						工具种类   检索 参考	数量
			永久	长期	短期		长度
合计		卷件							合计
移出说明
接收意见
移出单位（印章）						接收单位（印章）
领导人： 经办人： 移出日期年月日						领导人： 经办人： 接收日期年月日

附件3

归档文件目录

目录号	案卷号	归档号	文号	题名	文件 日期	密级

说明：1.归档号：由子公司根据归档要求确定是否填写。

2.文件日期：用8位阿拉伯数字标注。如：20160101。

附件4

归档文件目录封面格式

（立档单位全称） 归档文件目录 全宗号： 年度： 保管期限： 目录号：