日照路吉综合开发有限公司

合同档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范公司合同档案管理，及时收集合同签订和履行过程中有价值的材料，为实现合同档案管理的规范化、制度化，结合公司实际，特制订本办法。

第二条 本办法所指合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

第三条 合同档案管理实行网络管理体系，由公司综合部集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。

第二章 合同管理的责任分配

第四条 合同发起部室和控股公司负责本部室和本公司的合同、协议的收集整理、台账登记、移交。

第五条 公司综合部负责所有合同相关档案资料的收集、整理、归档；负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。

第三章 合同归档内容

第六条 合同归档主要内容：

（一）合同签订依据等背景材料；

（二）合同谈判、签订、履行等往来过程中形成的会议纪要、备忘录、担保文件等具有法律效力的文件；

（三）合同对方的营业执照、证明文件等资料；

（四）合同审批流程记录；

（五）合同文本；

（六）签约各方授权委托书原件或复印件；

（七）合同争议解决的有关资料；

（八）其他需要归档的资料。

第四章 合同归档要求和移交

第七条 合同分类编号规则

（一）年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。

（二）合同分类号：分类号是档案号的主体，分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。

（三）顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002……，表示当年某一类合同的序号。

（四）部门代码：为具体业务承办部门或控股公司的缩写。（详见《日照交通发展集团有限公司经济合同管理办法（试行）》日交发发〔2019〕74号附件2）

第八条 合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案员，并按年度将合同的所有档案资料移交完整。

第九条 所有合同原件需每年的3月前移交综合部归档，各部室、各控股公司必须留存复印件备查。

第十条 各部室、各控股公司移交时需连同本年度形成的《合同管理台账》（见附件）包括合同编号、合同对象、内容说明、合同金额、签订日期、收付款约定、履约情况等内容台账一并移交并办理交接手续。

第五章 合同档案保管期限及销毁

第十一条 正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限、保管期限为永久。

第十二条 档案销毁

（一）任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案资料。

（二）合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，定期对合同进行检查，以确保合同档案的安全。

第六章 合同借阅

第十三条 需要借阅公司档案原件的，若借阅本部门、控股公司签订的合同，应填写档案查借阅利用登记表，经部门、控股公司负责人和综合部部长审核后，到综合部档案员处办理查借阅手续。若借阅非本部门、控股公司签订的合同，则除本部门、控股公司负责人和综合部部长签字外，还要报分管领导批准后方可借阅。

第十四条 合同借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续（续借）。

第十五条 借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损坏、遗失。

第七章 责罚制度

第十六条 合同档案是档案的重要组成部分，公司各部室、各控股公司不得违反本制度，不得无故延期或不交应归合同材料。

第十七条 凡违反泄露公司合同档案机密的，遗失、涂改、拆散、或未经相关部门批准转借、复印或携带合同档案外出的，视具体情况，根据《日照交通发展集团员工奖惩管理办法》（日交发发〔2018〕97号）予以惩罚。

第十八条 公司所有员工违反规定不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查说明原因。

第十九条 对借阅部室或控股公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，追究部室、控股公司负责人及当事人责任。

第八章 附则

第二十条 本制度由综合部负责解释及修订，自印发之日起执行。