合同管理办法（试行）

第一章 总  则

第一条 为加强对日照市公交投资发展服务有限公司（以下简称“公司”）经营风险的防范与控制，促进公司依法经营管理和依法维护自身合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法所称“合同”，是指除公司与员工之间的劳动合同外，公司与平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同或协议。

第三条 本办法所称“各公司”是指公司各级分公司、全资及控股子公司以及虽不控股但有实际控制权的公司。

第四条 合同管理一般包括合同签订前的准备、合同的起草、审批、签订、履行及事务性管理等内容。

第二章 合同分类

第五条 公司合同根据类型、金额等标准分为三类：公司重要合同（包含各公司重要合同）、公司一般合同（包含各公司一般合同）、公司内部合同。

第六条 公司重要合同是指：公司本部、各公司对外签订的合同内容涉及集团公司“三重一大”决策内容的合同。

公司一般合同是指：公司本部、各公司重要合同之外的对外签订的其他合同。

公司内部合同是指：公司本部与分、子公司及分、子公司（仅限公司全资子公司及控股子公司）之间签订的合同。

第三章 合同管理模式及职责分工

第七条 公司合同采用“分级授权”的管理模式，公司本部重要合同、一般合同、各公司重要合同由公司进行统一管理，各公司一般合同授权各公司自行管理。

各公司一般合同，由各公司参照公司合同管理办法，自行制定合同管理办法进行管理。

公司内部合同，由合同签订主体分别进行管理。

第八条 公司运营科为合同管理科室，具体职责如下：

（一）负责公司合同管理制度的拟定与维护；

（二）负责向集团公司法务部、外聘律师事务所提交合同预审；

（三）监督、检查、考核合同的管理情况；

（四）负责公司本部重要合同、一般合同及各公司重要合同的具体管理工作；

（五）其他合同管理相关工作。

第九条 公司各科室按科室职能对公司本部的重要合同、一般合同、各公司重要合同进行审核。

第十条 公司本部设置一名专职合同管理员，各公司应设置一名兼职合同管理员，合同管理员的职责如下：

    （一）参与对合同对方资信情况、履约能力的调查工作；

（二）负责本单位合同履行跟踪管理，协助解决履行中出现的问题；

（三）负责组织本单位合同会签，对会签过程各部门意见落实情况进行核对；

（四）建立公司合同台账，负责定期向集团法务部或公司本部报送《合同台账登记表》及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题；

（五）日常保管本科室、本单位的合同原件；

（六）负责合同原件的及时归档。

 

第三章 合同签定流程

第一节 合同签订前的准备

第十一条 合同签订前的准备包括：合同承办单位对对方当事人的资信审查、合同谈判和起草等事宜。

第十二条 合同承办单位对合同当事人进行资信审查应包括但不限于以下事项：

（一）审查合同当事人的主体资格。查验合同当事人是否依法设立，营业执照等是否合法有效。

（二）审查合同当事人的信誉状况和履约能力。审查对方近期是否存在合同等诉讼纠纷，是否具备履行合同所必须的人力、物力和财力，包括资金状况、债权债务状况、货源情况、技术条件、加工能力和商业信誉等。

（三）是否有授权委托书。有担保人的合同，还应审查担保人是否具有担保资格和担保能力。

（四）对于首次合作的对象，应索取对方营业执照、法定代表人身份证明（复印件必须与原件核对无误），检查对方业务是否超越营业执照限定的有效期、经营范围，是否具备经营相关业务的资质。若合作对象为境外公司，应索取所在国或者地区的营业执照、公司章程、股权结构证明等。

（五）对于长期合作对象，应不定期就以上资料进行复查。

第十三条 合同承办单位自行起草合同文本。

合同起草应列明的包括但不限于以下事项：

（一）合同编号（由合同管理员负责，合同无编号的，一律不得加盖印章）。

（二）当事人的名称或者姓名和住所。

（三）标的、数量、质量。

（四）价款、报酬、支付方式。

（五）履行期限、地点和方式，合同的生效条件，法律、行政法规规定应办理批准、登记、公证等手续作为生效条件的，应明确约定。

（六）合同设立担保的，应明确担保的方式和范围。

（七）违约责任。

（八）纠纷解决方式。

（九）其他应当明确的事项。

第二节 合同会签、审核与审批

第十四条 公司一般合同（包括各公司一般合同）。由合同承办单位拟稿，合同承办单位主要负责人审批后，提交公司合同管理科室合同管理员，由合同管理员将电子版合同发送律师指定邮箱进行审查。审查完成后，由合同承办单位对照律师修改意见对合同进行修改，修改完成后，由合同承办单位合同管理员通过OA系统发起合同审批流程。对于未采纳律师建议的，合同承办单位应在会签表备注栏说明。

公司贸易类合同需公司经理层、合同管理科室、财务科、合同承办单位及其他需参与的科室进行会审的，审核通过后按照一般合同流程进行会签。

公司重要合同（包括各公司重要合同）。按照公司一般合同流程完成公司内部审批后，由合同管理科室的合同管理员通过OA系统发起合同审批流程（执行集团审批流程）。

公司内部合同按照公司一般合同进行会签、审核与审批。

第十五条 续签、变更或解除合同按照上述程序办理会签。

第三节 合同的签订

第十六条 合同正式文本由法定代表人或其委托代理人签署。委托代理人签订合同时，须由法人代表签发“授权委托书”，授权委托书应明确委托代理的权限和期限，并加盖公章。代理人必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权签署。

第十七条 公司签订的合同，须在文本每页或骑缝加盖合同专用章。

第四节 合同的履行

第十八条 合同履行过程中，合同各相关职能科室须参加合同的全过程管理，监督、指导合同履行，及时处理履约异常情况。

第十九条 合同履行须严格按合同约定的要求进行。合同履行应注意以下事项：

（一）未正式签订合同前，不得预付款项。

（二）未到合同履行节点，不得提前履行合同。

（三）随时掌握对方资信状况及履约能力的变化。

（四）未经验收或者验收不符合要求的，不得进行财务结算。

（五）合同未履行完毕，不得返还保证金。

特殊情况，由公司另行研究。

第二十条 各公司合同管理员应在每年1月、4月、7月、10月的8日前，向公司合同管理科室报送上季度《合同台账登记表》，汇总合同履行情况，未按合同约定履行的须说明原因。

第五节 违约和纠纷处理

第二十一条 在合同履行过程中，如发生合同异常情况或纠纷，合同承办单位应及时向公司主要领导汇报并负责解决纠纷（重点把握事项、处理纠纷应遵循的程序参照集团合同管理办法）。

第六节 合同的变更和解除

第二十二条 如发生需变更或者解除合同的情况，应及时通知对方当事人进行协商。

第二十三条 对需要变更或者解除合同的情况达成一致意见后，签订变更或者解除的补充合同；具备法定解除条件的合同，可直接解除。

第二十四条 因变更或者解除合同遭受经济损失的，如对方对此负有责任应及时向对方提出索赔。

第四章 合同事务管理

第一节 合同专用章管理

第二十五条 公司对外签订的合同一律使用合同专用章。如遇特殊情况，合同承办单位应该提前向合同管理科室进行备案登记。

公司合同（包括各公司合同）专用章由公司合同管理科室合同管理员负责统一保管。合同管理员要严格落实用印登记制度，建立用印登记册。登记用印时间、用印单位或个人、用印事由、用印数量、用印经手人等。

第二节 合同的登记、备案、归档、保密

第二十六条 合同管理科室需建立公司合同台账应包括但不限于合同名称、项目名称、编号、签约方、合同金额、签订日期、用章类型、履行情况、未正常履行原因、经办人员、原件份数、附件清单等内容。

第二十七条 公司合同的会签底稿（或复印件）、合同正本由合同管理员收集保管。

第二十八条 在签订、履行合同过程中的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件和合同文本等是合同履行及纠纷处理的重要凭证，合同管理员应妥善保管。

第二十九条 合同管理员应在每年3月份前向公司档案管理科室、部门归档上年度合同档案及各类电子档案资料，合同台账登记表随合同档案一并归档。

第三十条 对于有保密要求的合同，合同管理人员有保密义务，并承担保密责任。

第三节 合同的监督检查、考核

第三十一条 在接受集团法务部监督检查时，合同管理部门应配合提供与检查事项有关的文件、资料。并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第五章 附 则

第三十二条 本办法由合同管理部门负责解释。

第三十三条 本办法自发行之日起施行。

附件：1.合同台账登记表

2.合同审批流程

3.投资发展公司合同会签单

合同台账登记表

填报单位：

填报人：

序 号

合同名称

合同 编号

签约主体

金额 （ 万 元）

签订 日期

法人 签章/ 授权 委托 人签 章

用章 类 型

付款 情况

履行 期限

实际履 行情况

未正常履 行原因

是否  已完成

合同 类型

经 办 人

1

2

3

4

5

备注 1 ：付款情况，需填写是否已完成付款，未完成付款的，需填写已完成付款的比例。

备注2：实际履行情况需填写正常/非正常，非正常履行的需在 “未正常履行原因”一栏写明原因。

备注3：合同类型，是指合同属于重要合同还是一般合同。

合同审批流程

合同性质	合同承办单位主要负责人	公司合同管理科室	合同承办单位合同管理员发起OA流程	合同承办单位主要负责人	公司合同管理科室	公司财务科室	合同承办单位分管领导	公司相关职能部室	公司主要负责人
一般合同	审核	预审（协调律师审查）	发起OA	审核	审核	审核	审核	会签	审批
重要合同	按照一般合同流程完成本单位内部审核后，发起集团合同会签流程。
内部合同	按照一般合同流程执行。