山东蓝能智能科技有限公司

合同管理办法（修订版）

 

第一章 总则

 

第一条 为加强山东蓝能智能科技有限公司（以下简称“公司”）合同管理，明确合同管理职责，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律和集团有关规定，结合公司实际，制定本办法。   

第二条 本办法所称“合同”，是指公司与自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议（不包含劳动合同，劳动合同管理另行规定）。

第三条 公司业务开展均须订立书面合同，合同单笔金额不足3万元的一次性结清且事后无需明确权利义务的情形除外。

第四条 合同管理一般包括合同签订前的准备、合同的起草、审核、审批、签订、履行、存档及事务性管理等内容。

 

第二章  合同分类

 

第五条 公司根据合同类型、金额等标准分为四类：集团重要合同、公司重要合同、公司一般合同、公司内部合同。

第六条 集团重要合同是指：公司对外签订的合同内容中涉及集团“三重一大”决策内容的合同。

公司重要合同是指：公司对外签订的合同内容中涉及公司“三重一大”决策内容，但不属于集团重要合同的合同（详见附件1公司重要合同清单）。

公司一般合同是指：集团重要合同、公司重要合同、公司内部合同之外的其他合同。

公司内部合同是指：公司本部与分、子公司之间及分、子公司之间签订的合同。

 

第三章  合同管理模式及职责分工

 

第七条 公司合同采用“统一”的管理模式，由公司合同综合管理部门对公司合同进行集中统一管理。

综合办公室是公司的合同综合管理部门。具体职责如下：

（一）宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章；

（二）负责组织公司合同管理制度的拟定与维护；

（三）负责本公司合同档案管理；

（四）负责本公司合同专用章用印管理；

（五）协助处理合同中出现的问题和纠纷；

（六）监督、检查、考核各部门的合同履行情况等；

（七）建立健全合同编号规则及合同签订程序，牵头组织公司标准格式合同的制定、修订工作；

（八）其他合同管理相关工作。

第八条 公司各职能部门按部门职责对公司的合同进行审核，各部门均应设置一名合同管理人员与公司合同综合管理部门对接；公司应设置至少一名专职合同管理员并向集团公司法务部备案。公司合同管理员职责如下：

（一）根据公司合同管理办法，对本公司所签合同类型进行认定；

（二）配合合同经办部门对合同对方资信情况、履约能力的进行调查；

（三）组织审核合同承办部门起草的合同文本，确保合同的可行性、合法性和有效性，协助办理合同会签；

（四）监督合同的履行，协调解决履行中出现的问题；

（五）按集团相关制度要求，向集团相关部门定期报送公司《合同台账登记表》及有关资料，反映公司合同履行中出现的重要问题；

（六）日常保管本公司的合同原件；

（七）负责合同原件的年度归档；

（八）完成集团公司法务部交办的其他工作。

第九条 公司合同管理实行承办部门负责制，合同承办部门负责人是本部门合同管理的第一责任人，对其任职期间签订的合同负责。合同承办部门的主要职责如下：

（一）在签订合同前对签约事项进行充分调查研究，包括了解当事人的签约资格和履约能力、合同构成要素的详细情况等并出具书面材料，且对其得出的结论负责；  

（二）对合同涉及交易的经济合理性和技术可行性负责，保证合同符合国家和公司相关技术或质量标准、规范，协助合同管理部门对涉及各自业务范围内相关合同内容的合法、合规性做出明确判断；

（三）负责合同的起草、会审签批、履行、变更、解除等具体工作；     （四）对已生效的合同出现不履行、不能履行和不完全履行及其他严重问题时，及时将问题上报合同综合管理部门，协商处理办法；

（五）合同履行中如果出现对方违约事项，继续履行可能会给公司造成损失的，应及时采取有效措施避免造成或扩大损失；

（六）配合合同综合管理部门和集团法律顾问对合同纠纷及涉诉案件进行协商、调解、仲裁及诉讼;

（七）负责本部门签订合同的档案管理保存，同时应将本部门承办合同交合同管理部门归档；

（八）其他合同承办部门相关工作。

第十条 公司财务部门在合同管理中的职责： 

（一）负责对合同遵守财经、税务法规及公司财务制度的情况进行审查；  

（二） 负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性、资金预算及来源的可靠性；

（三）严格按照合同约定结算方式进行结算并办理手续；

（四）其他财务部门相关工作。

第十一条 公司运营安全管理部门在合同管理中的职责：

（一）负责对合同涉及的生产经营风险进行审查；

（二）负责对合同涉及的安全生产条款进行审查；

（三） 协助合同承办部门对合同变更或解除的经济性、可行性进行评估；

（四）协助合同承办部门调查、分析对方运营状况，并给出相关评估意见；

（五）其他运营安全管理部门相关工作。

第十二条 其他相关业务部门应按照合同管理部门及公司领导的意见参与合同会审（如需要），参与会审时按本部门职责，负责对合同所涉及的本部门业务范围内的相关条款的可靠性、可行性、安全性进行评估，对是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。

 

第四章 合同审批及签订

 

第一节 合同签订前的准备

第十三条 合同签订前的准备包括:合同承办部门对合同对方的资信审查、合同谈判和起草等事宜。

第十四条 公司合同承办部门在订立合同前，调查合同对方主体资格、信用状况、专业资质等有关内容，包括但不限于：被调查对象的身份证件、营业执照、资质证明、授权委托书等证明原件；调查了解有关供货单位的信誉和财务状况；审核供货单位的供货条件，必要时派人到供货单位调查其设备状况、技术水平、产品质量和供货能力。在充分收集相关证据的基础上评价合同对方主体资格是否恰当。

第十五条 如合同对方具有下列情况原则上不得与之签订合同：

（一）合同对方无履约能力的；

（二）合同对方没有履约必须的资质、资格的；

（三） 合同对方涉及重大债务纠纷，足以影响其履约能力的；

（四）合同对方被行政、司法机关列入“失信企业”等黑名单的；

（五）合同对方法定代表人、主要负责人或实际控制人被列为失信被执行人或有其他不良信用记录的；

（六）合同对方存在其他违反法律、法规、规章、规范性文件的行为的。

第十六条 如合同对方存在以下情况，应谨慎签订合同：

（一）合同对方为自然人且未提供有效担保的；

（二）合同对方履约能力较弱且未提供有效担保的；

（三）合同总额超过合同对方固定资产或注册资金的；

（四）合同对方签章人不是法定代表人且未经法定代表人授权委托的；

（五）合同签订时直接使用合同对方格式文本且未经协商修改的；

（六）其他可能存在损害公司利益因素的。

第二节 合同编制

第十七条 公司已拟定并发布标准合同文本的业务领域，应当使用公司的标准合同。

第十八条 国家或行业有合同示范文本的，合同承办单位应参照执行，对其中不具有强制性且对公司不利的条款做出必要修改，经审核后使用。

第十九条 对于非标准合同，合同承办单位自行起草合同文本。由合同承办单位根据与合同对方当事人磋商、谈判的结果，按照自愿、公平的原则拟定，经审核后使用。

第二十条 合同文本起草应列明的包括但不限于以下事项:

（一）合同编号(合同编号规则附件3，合同无编号的，一律不得加盖印章)。

（二）合同双方当事人的名称或者姓名和住所；

（三）标的、数量、规格、质量；

（四）价款、报酬、支付方式、发票类型、税率；

（五）履行期限、地点和方式，合同的生效条件，法律、行政法规规定应办理批准、登记、公证等手续作为生效条件的，应明确约定；

（六）合同设立担保的，应明确担保的方式和范围；

（七）违约责任；

（八）纠纷解决方式；

（九）双方权利义务；

（十）合同变更与解除条件；

（十一）合同签订日期；

（十二）其他应当明确的事项。

第三节 合同审批

第二十一条 合同审批发起必须符合集团公司相关业务规章制度要求，特殊情况另行研究。为提高审批效率，公司合同审批采用线上OA系统审批和线下纸质会签审批相结合的方式。

第二十二条 公司一般合同，由公司合同承办部门负责人审核，合同管理员预审并提交集团外聘律师审核，审核后由合同承办部门征求相关职能部门意见，经业务分管领导和法务分管领导审核后，报公司总经理和董事长审批。

第二十三条 公司重要合同，合同承办部门负责人审核后，由合同管理员预审并提交集团外聘律师审核，合同承办部门组织公司其他相关职能部室进行会审，会审完成后，由公司合同承办部门发起公司重要合同审批流程，经相关职能部门审核后，报业务分管领导和法务分管领导审核，并由公司总经理和董事长审批，内部审核通过后由合同承办部门发起子公司重要合同提及审核流程，由集团法务部审核。

第二十四条 集团重要合同，按照公司重要合同标准完成公司内部流程审核后，依照集团重要合同审核规则，提交集团合同领导小组审批。

第二十五条 公司内部合同，按照公司一般合同流程审批。

第二十六条 续签、变更或解除合同按上述程序办理。

第四节 合同的签订

第二十七条 合同正式文本由法定代表人或其委托代理人签署。委托代理人签订合同时，须由法定代表人签发“授权委托书”，授权委托书应明确委托代理的权限和期限，并加盖公章。代理人必须在授权范围及期限内行使代理权，禁止越权签署。

第二十八条 公司对外签订的合同，须在文本每页或骑缝加盖合同专用章。

第五节 合同的履行

第二十九条 在合同履行过程中，合同承办部门应随时掌握对方资信状况及履约能力等情况，如发现可能影响合同执行的因素，应及时向公司业务分管领导报告。

第三十条 合同履行应坚持“四不原则”：

（一）未正式签订合同前，不得预付款项；

（二）未到合同履行节点，不得提前履行合同；

（三）未经验收或者验收不符合要求的，不得进行结算；

（四）合同未履行完毕，不得返还保证金。

特殊情况，由公司党支部另行研究。

第三十一条 公司各部门需每季度定期向综合办公室报送《合同台账登记表》，汇总合同履行情况，未按合同约定履行的须说明原因。

第六节  合同的变更和解除

第三十二条 合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除合同的，应在保护公司合法权益的前提下进行处理：

（一）应在法律规定或合同约定的期限内进行协商，协商一致后方可变更或解除合同，并以书面形式予以确认；

（二）发现合同对方不履行或不完全履行合同时，合同承办部门应当催促合同对方履约。催促无效的，应及时收集并保存合同对方的违约证据，并向合同承办部门业务分管领导报告；

（三）我方因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知合同对方并说明原因，努力取得合同对方理解，并尽快与合同对方达成书面协议；

（四）合同对方要求变更款物接受人时，必须有书面变更协议，严禁未取得合同对方的书面材料便向变更后的接受人发货或付款。

第七节 违约和纠纷处理

第三十三条 解决合同纠纷应重点把握的事项：

（一）合同纠纷解决，由合同承办部门负责；

（二）为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行；

（三）发现合同对方利用合同进行诈骗等犯罪活动时，合同承办部门应立即向公司主要领导报告并向公安机关报案；

（四）合同纠纷发生后，合同承办部门可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决；

（五）合同承办部门需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应在已与集团签订常年法律顾问服务协议的律师事务所中选择，并及时向公司合同管理部门及集团法务部报备。

第三十四条 处理纠纷应遵循以下程序：

（一）发生合同纠纷，合同承办部门应立即报告公司业务分管领导，同时向公司合同管理部门报备；

（二）在处理合同纠纷过程中，对于可能因为合同对方的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全；

（三）向法院提供原始证据时，必须先行复制；

（四）对于合同纠纷双方协商达成一致意见的，应及时签订书面纠纷解决协议，由合同双方代表签字并加盖公章或合同专用章；

（五）合同对方逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，合同承办部门应该及时向公司业务分管领导汇报并向人民法院申请执行。

 

第五章  合同事务管理

 

第一节 合同专用章管理

第三十五条 公司要依法刻制合同专用章。公司对外签订合同一律使用合同专用章，严禁使用项目章及其他类型的业务章代替。如遇特殊情况，合同承办部门应该提前向合同管理部门进行备案登记。

公司应指定专人负责管理合同专用章，一般由公司合同管理员或公司印章管理员保管。保管人员要严格保管合同专用章，严格遵循公司印章使用管理制度有关规定，履职尽责，要自觉接受公司及集团法务部的监督。

第三十六条 合同或印章管理员要严格落实用印登记制度，建立用印登记册。登记用印时间、用印单位或个人、用印事由、用印数量、用印批准人、用印经手人、监印人等，登记册应由合同综合管理部门妥善保存备查。严格执行先审批、后用印。用印时要严格审查合同审批流程的完整性，重点关注该合同是否超越权限审批或签署，确保合同主体和合同用印部门一致后正确盖章，多于两页的合同要加盖骑缝章。合同授权签字代表签章须有法定代表人签字的授权委托书。

第二节 合同的登记、备案、归档、借阅、保密

第三十七条 在签订、履行合同过程中的信件、电报、电传、传真、电子数据交换、电子邮件和合同文本等是合同履行及纠纷处理的重要凭证，合同承办部门应妥善保管。

第三十八条 公司合同文本应至少存档三份正本原件，合同承办部门、合同管理部门、财务部门各存档一份。

第三十九条 合同签订完成后，按照“1+4”原则，由合同承办部门在每月20日前将上月已签约的合同签订稿、审定稿、待审稿、律师审核意见稿、会签单整理完毕后，交由公司合同管理员集中保管。按年度统一汇总，由公司档案管理员存档。合同归档工作将纳入部门考核管理办法中。

第四十条 合同存档后，原则上不予借阅。特殊原因需借阅公司合同原件的，需填写合同借阅申请表，经部门负责人和公司分管领导审批，由档案管理员做好借阅记录。注意档案安全和保密，借阅后及时归还。严禁涂改、转借、损坏、遗失。

第四十一条 对于有保密要求的合同，合同有关管理人员负有保密义务，并承担保密责任。

 

第六章 附 则

 

第四十二条 本办法由公司综合办公室负责解释。

第四十三条 本办法自印发之日起施行。

 

附件：1.公司重要合同清单

      2.合同台账登记表

      3.合同编号规则

      4.集团重要合同提报表

      5.不采纳意见情况说

      6.授权委托书模板

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1              山东蓝能智能科技有限公司

                重要合同清单（初稿）

序号	合同类别	重要事项
1	战略规划类	公司重大战略合作、对外投资类合同
2	投资管理类	公司及权属公司对外产权转让合同
3		公司及权属公司固定资产投资、股权投资类合同
4		公司及权属公司对外捐赠合同
5	物资采购类	公司及权属公司车辆购置合同
6		公司物资类单项估算价在30 万元（含）人民币以上，设备类单项合同估算价在10 万元（含）人民币以上，服务类单项估算价在 10 万元（含）人民币以上合同
7	资产管理类	对外资产转让合同；内部单项或单批次资产原值100万元以上的资产转让合同
8		闲置固定资产、无形资产、低值易耗品单项或批次对外调拨资产原值50万元以上（含）的合同；闲置固定资产、无形资产、低值易耗品单项或批次内部调资产原值100万元以上的合同
9		公司及权属公司房产租赁单宗租金底价50万元以上（含）的合同（出租土地、机器设备等资产参照房产出租相关规定执行）
10	财务管理类	公司及权属公司对外提供担保、抵押（集团外）合同
11		公司及权属公司对外出借资金合同
12	工程管理类	公司及权属公司施工估算价100万元以上（含）合同，设计、监理等服务类估算价50万元以上（含）的合同
13		公司及权属公司劳务分包估算价100万元以上（含）的合同
14		公司及权属公司涉及重大投资的工程项目合同
15	涉外合作类	涉及境外合作的合同
16	其他类	公司其他重要合同

 

备注：如公司“三重一大”清单发生变化，公司重要合同清单将做出相应调整。

附件2

合同台账登记表

填报单位：

填报人：

序序号

合同名称

合同编号

签约主体

金额 （万元）

签订 日期

法人签章/授权委托人签章

用章类型

付款情况

履行期限

实际履行情况

未正常履行原因

是否已完成

合同类 型

经办人

备注

1

2

3

备注：1.用章类型：是指加盖公司还是分、子公司合同专用章；2.付款情况：请填写是否已完成付款，未完成付款的，填写已完成付款的比例；

3.实际履行情况请填写：正常/非正常，非正常履行的请在“未正常履行原因”一栏写明原因.4.合同类型：是指合同属于重要合同还是一般合同。

 

附件4 

                               日照交通能源发展集团

                             重要合同集中审核提报审批表

 

 

附件5

 

 

不采纳意见情况说明

 

附件6        

                 授权委托书

委托人:                身份证号:                       

被委托人:              身份证号:                       

委托事项:                                              

                                                      

委托权限:

1.                                                    

2.                                                    

3.                                                    

委托时限:自     年    月    日至     年    月    日

委托人签名:            

单位（盖章）:                           

被委托人签名:          

委托日期:       年     月      日

附件: 1. 委托人身份证复印件

 2. 被委托人身份证复印件

备注: 本委托书一式三份，相关内容不能为空，签名盖章后生效。