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印章管理办法

 

第一章 总则

 

第一条  为进一步加强公司印章管理，保证公司印章安全、使用规范，根据《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》《印章治安管理办法》等法律法规和《集团印章管理办法》，结合公司工作实际，特制定本办法。

第二条  综合办公室是公司印章的归口管理部门，负责指导协调印章的刻制、启用、发放、回收、停用、销毁等，监督印章的保管和使用。

 

第二章 印章的种类和适用范围

 

第三条  公司印章包括：

（一）行政公章。适用于以公司名义出具的文件、函、证明、劳动合同、签署的协议及其他行政事务性文件材料。

（二）党支部公章。适用于以公司党支部的名义出具的文件、证明及其他党务类文件材料。

（三）专用章。适用于某项特定工作需要的印章，包括法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。

1.法人章。适用于以公司法人名义签发的文件，财务活动报表、单据，法定代表人委托书，其他需要使用法人章的文件、材料等。

2.财务专用章。适用于银行开立户、银行结算、资金调拨等财务收支活动，各类财务报表、单据等；购买、开具、缴销税务发票等。

3.合同专用章。适用于公司在各类经济活动中签署的合同、协议等。

4.发票专用章。

（四）其他印章。由业务部室按照职能和工作需要申请刻制并使用的内部印章，适用于以部门名义出具的各类文件材料。不对外行使权力。包括部门印章、其他业务专用章等。

第四条  本办法适用于公司内部，及下属分、子公司。

 

             第三章 印章的刻制和启用

第五条  印章刻制

公司本部印章的刻制由公司综合办公室统一办理，由需刻印章的部门填写《印章刻制申请单》（附件1），经审批后办理。公司行政公章、党支部公章、法人章、财务专用章等，须经主要领导审批；部门印章、其他业务专用章等，须经总经理审批。

若因印章因长期使用磨损严重等原因需重新刻制印章的，须填写《印章更换刻制申请单》（附件2）。

第六条  刻制印章应按有关规定持有介绍信，并到公安机关授权的刻章单位刻制。刻制完成后报综合办公室备案，填制《印章管理台账》（附件3）。印章的形体、规格按照国家有关规定执行。

第七条 印章启用

公司本部印章，由公司综合办公室报集团办公室发文公布启用。启用印章的有关文件材料和印模要立卷归档，永久保存。

 

第四章 印章的保管与使用

 

第八条  公司印章按照“专人保管、分类存放、各负其责”“谁主管、谁负责”的原则，由专人依职权领取并妥善保管。公司主要领导是公章管理的第一责任人；综合办公室负责人（或公司主要领导指定的其他人员）是公司公章管理的直接责任人；各部门负责人是本部门印章、专用章管理的第一责任人；经领导授权使用管理领导签名章的人员是领导签名章使用管理的第一责任人；具体负责印章管理的人员是印章使用管理的具体责任人。

第九条  印章使用程序

（一）实行用印审批制度。严格执行先审批、后用印，经办人填写相关OA印章使用审批流程，经审批后用印。领导签名章须有领导签字授权的文字材料或口头答复的记录，作为印章使用的依据。部门印章、其他业务专用章由各部门指定专人管理、用印，并做好登记。

（二）实行用印登记制度。建立用印登记册，登记用印时间、用印部门或个人、用印事由、用印数量、经办人等信息，登记册应妥善保存备查，年底移交档案管理员。

（三）实行用印材料留存制度。一般材料要保留领导签批的草稿；合同、协议书要保留一份文本（正本）；先进荣誉称号申报要保留一套完整的申报材料。用印材料由印章管理人员负责收集整理，年底移交档案管理人员。

第十条 印章一般不得携带外出使用。确需携带印章外出时，须在印章使用审批单中明确申请，并由印章管理人员或指定人员共同前往现场监印。印章外借不得超过一个工作日，如当日未完成有关业务，需归还后另行办理用印审批手续。

第十一条 印章要指定专人保管，严格落实防盗措施，使用印章要有印章管理人员监印，确保印章安全。印章保管员要严格照章用印，遵守保密规定，未按批准权限用印、用印件内容有误或不属于所保管印章使用范围的，印章保管员不予用印；使用人拒绝印章保管员审核用印内容的，印章保管员可拒绝用印并报告领导处理。加盖印章，须保证位置恰当、文字端正、图形清晰。

第十二条 印章保管员因事、假不在岗位时，印章授权人应指定他人代（接）管印章，印章保管员要向代（接）管人员交接工作，交代用印时的注意事项，印章代（接）管人员要按照印章管理办法做好相关工作。印章管理部门或管理人员变动时，要根据工作安排，严格办理交接手续，填写《印章交接表》（附件4），并报综合办公室留存备案。

第十三条 公司印章管理工作坚持谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。任何部门和个人必须严格依照本办法规定程序使用印章。如违反本办法规定，给公司造成损失的，将追究有关责任人责任。

 

第五章 印章的停用与缴销

 

第十四条 因公司注销、更名、内设机构调整，以及印章因长期使用磨损严重等原因，印章不能继续使用时，应按规定停用原印章，及时交回制发机关造册封存，并根据需要按照有关法律法规规定办理重刻或销毁手续。

特殊情况下，如公司注销、名称改变等，仍需继续使用原印章处理善后工作的，要指定专人妥善保管和使用印章，做好用印审批、登记，待善后工作结束后及时将印章交回封存，印章管理人员应负责做好凭证材料的收集归档。

 第十五条  销毁印章由综合办公室负责组织实施，经审批后办理。印章销毁时，由经办人填制《印章销毁申请单》（附件5）印章销毁必须坚持多人监销，登记印章管理台账，并按照有关法律法规规定办理相关手续。

                                      第六章 附 则

 

第十五条 本办法由公司综合办公室负责解释、修订。

第十六条 本办法自发布之日起施行。原《印章管理办法（试行）》同时废止。

 

附件：1.印章刻制申请单

2.印章更换刻制申请单

3.印章管理台账、公司印章印模备案

4.印章交接单

5.印章销毁申请单

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

印章刻制申请单

 

 

附件2

印章更换刻制申请单

附件4

印章交接单

 

备注：本表一式二份，办公室、印章接收部门各自留存备案。

附件5

印章销毁申请单

 

备注：本表一式二份，办公室、原印章保管部门各自留存备案